Was suchen Sie?

Mein administrativer Aufwand ist zu hoch

MEHR PRODUKTIVITÄT: Wie Sie administrative Aufgaben minimieren

Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. Doch die meisten Abteilungen in Unternehmen kämpfen immer noch mit administrativen Aufgaben, die vermeidbar sind. Der administrative Aufwand von Organisationen kostet viel Zeit und trägt noch dazu wenig bis gar nicht zur Wertschöpfung der eigentlichen Leistungserbringung bei.

Inhalte der Seite

  1. Was ist administrativer Aufwand und welche Aufgaben gibt es in Unternehmen?
  2. Administrativer Aufwand in Zahlen
  3. Welche Möglichkeiten haben Unternehmen administrativen Aufwand zu minimieren
  4. Drei Tipps für die richtige IT-Lösung, um administrativen Aufwand zu minimieren
  5. Wie können moderne IT Lösungen Unternehmen helfen administrativen Aufwand zu minimieren
  6. Unsere Lösungen für geringeren administrativen Aufwand
  7. FAQ

Jetzt administrativen Aufwand minimieren!

Was ist Administrativer Aufwand und welche administrativen Tätigkeiten gibt es in Unternehmen?

Im Unternehmen gibt es Tätigkeiten, die organisatorischen Charakter haben und nicht zu den kerngeschäftlichen Aufgaben gehören. Diese Tätigkeiten fordern viel Zeit und Ressourcen und können als administrativen Aufwand bezeichnet werden. Dieser administrative Aufwand ist erforderlich, um Unternehmen effizient und gesetzeskonform zu führen und zu organisieren, allerdings bleiben dafür wichtige Hauptaktivitäten des Unternehmens, wie zum Beispiel Produktion von Waren und Dienstleistungen oder Verkauf, auf der Strecke.

Welche administrativen Tätigkeiten gibt es in Unternehmen?

Administrativer Aufwand kann eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen umfassen. Hier sind einige Beispiel für administrative Tätigkeiten:

  Personalverwaltung 

Dazu gehören das Einstellungsverfahren, die Gehaltsabrechnung, die Schulung von Mitarbeitern, die Leistungsüberwachung und die Mitarbeiterverwaltung.

Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung beinhaltet die Organisation und Archivierung von Unternehmensdokumenten, einschließlich Verträgen, Rechnungen, Berichten und anderen wichtigen Unterlagen.

 IT-Management 

Dies umfasst die Verwaltung von Computersystemen, Softwarelizenzen, Sicherheitsmaßnahmen und die Gewährleistung der reibungslosen Funktion der IT-Infrastruktur.

Beschaffung und Lagerverwaltung 

Auch die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, die Bestellung von Waren und Dienstleistungen sowie die Lagerverwaltung gehören zu den administrativen Aufgaben.

Compliance-Management 

Unternehmen müssen verschiedene gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen erfüllen, was administrativen Aufwand erfordert, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht.

Buchführung und Finanzmanagement 

Unter diesen Tätigkeiten werden Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben, Budgetierung, Steuern und die Erstellung von Finanzberichten zusammengefasst.

 

Was ist der Unterschied zwischen operativen und administrativen Aufgaben und Prozessen?

Direkt mit dem Kerngeschäft verbunden

Aktivitäten, die dazu beitragen, das Kernprodukt oder die Hauptdienstleistung zu erstellen, zu liefern und zu unterstützen, um die strategischen Ziele der Organisation zu erreichen werden als operativ bezeichnet. Operative Aufgaben und Prozesse sind in der Regel zeitkritisch, da sie das tägliche Funktionieren des Unternehmens gewährleisten. Sie sind direkt an Einnahmenerzeugung und Wertschöpfung beteiligt. Es handelt sich zum Beispiel um die Produktion von Waren, Bereitstellung von Dienstleistungen, Vertrieb, Kundendienst, Qualitätskontrolle und alle anderen Aktivitäten, die direkt mit dem Hauptgeschäftsfeld zu tun haben.

Hilfestellungen für Unternehmen

Administrative Aufgaben und Prozesse sind eher unterstützender Natur. Sie sind nicht direkt an der Erstellung des Hauptprodukts oder der Hauptdienstleistung beteiligt, sondern helfen bei der Verwaltung und Organisation des Unternehmens. Administrative Aufgaben sind oft zeitlich weniger kritisch und beziehen sich auf neben der Verwaltung und Organisation auf die Kommunikation und Dokumentation innerhalb der Organisation.

Nur Beide zusammen gewährleisten Erfolg

In vielen Organisationen gibt es eine klare Trennung zwischen operativen und administrativen Aufgaben und Prozessen – beide haben Ihre Berechtigung und es ist zu beachten, dass ein Unternehmen nur wettbewerbsfähig und erfolgreich bestehend sein kann, wenn sowohl operative als auch administrative Aufgaben und Prozesse ordentlich durch- und ausgeführt werden.

Administrativer Aufwand in Zahlen

Ineffiziente Prozess- und Organisationsformen kosten jährlich mehrere Millionen Euro

Eine Klinik mit 300 Mitarbeitenden hat einen monetär bewerteten nicht wertschöpfenden jährlichen Aufwand von mehreren Millionen Euro, wodurch die Patientenzuwendung leidet.¹

Schnellere Abläufe durch digitalen Dokumentenmanagementprozess - Bitkom e.V. Studie

In jedem vierten Unternehmen spielt Papier noch eine sehr große Rolle.²

Jetzt administrative Aufwand verringern!

Administrativer Aufwand ist vergleichbar mit 10% des Bruttoinlandsproduktes - KPMG Schlussbericht

In der Schweiz steigen die gesamten Kosten für die Erfüllung aller Administrativen- und Regulierungspflichten auf rund 10% des BIP.³

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen administrativen Aufwand zu minimieren

Administrativer Aufwand ist notwendig, damit ein Unternehmen ordnungsgemäß funktioniert.

Durch effiziente Verwaltung und Automatisierung haben Unternehmen

Zeit für Kernaufgaben

Effizienzsteigerung

Ressourcen für Kernaufgaben

Drei Tipps, die richtige IT-Lösung zu finden, um administrativen Aufwand zu minimieren

Die effektive Integration und Nutzung moderner IT-Lösungen kann den administrativen Aufwand erheblich reduzieren, die Produktivität steigern und den Fokus auf das Kerngeschäft eines Unternehmens lenken. Es ist jedoch wichtig, eine richtigen unternehmensspezifische Lösungen auszuwählen und zu implementieren.

Hier sind drei Tipps für Unternehmen, die eine IT-Lösung implementieren möchten, um Ihren administrativen Aufwand zu minimieren.

 
Bevor Sie eine IT-Lösung auswählen, ist es entscheidend, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen - Bei der Bedarfsanalyse können wir Sie unterstützen. Gemeinsam können wir Ihre administrativen Aufgaben und Ihre administrativen Prozesse durchgehen, um so spezifische Bereiche zu identifizieren, in denen Automatisierung und Effizienzsteigerung erforderlich sind. Achten Sie nicht nur auf kurzfristige Anforderungen – Wir helfen Ihnen sicherzustellen, dass die gemeinsam eruierte IT-Lösung skalierbar ist, sodass Ihr Unternehmen wachsen kann, ohne Effizienzverluste durch eine nicht skalierbare IT-Lösung zu befürchten zu müssen.

Überprüfen Sie die Integration mit bestehenden Systemen – Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die ausgewählte IT-Lösung nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen und Anwendungen integriert werden kann. Wir können überprüfen, ob eine reibungslose Datenübertragung und Interaktion zwischen den verschiedenen Systemen bei der Implementierung der neuen IT-Lösung gewährleistet werden kann.

Mit uns administrativen Aufwand minimieren


 

Als Medialine Group verfügen wir über umfassendes Wissen in Bezug auf IT-Lösungen. Alle Medialine Group Mitglieder haben Ihre Expertise in etlichen Projekten unter Beweis gestellt, wo wir unternehmensspezifische Lösungen ausgewählt haben, die den Anforderungen der Kunden am Besten entsprochen haben und diese erfolgreich implementiert und angepasst haben. Wir bieten außerdem Schulung und Support für Ihre Mitarbeitenden, sodass alle AnwenderInnen unsere implementierte aufwandsminimierende Lösung sofort und effektiv nutzen können. Natürlich achten wir als erfahrener Dienstleister auf Ihre Sicherheitsstandards und sorgen dafür, dass unsere Lösung Ihren und den gesetzlichen Compliance-Anforderungen gerecht wird. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, finden wir gemeinsam die richtige IT-Lösung zur Minimierung Ihres administrativen Aufwands und stellen sicher, dass diese erfolgreich implementiert und verwaltet wird.

Jetzt Aufwand minimieren!

Probieren Sie einen neuen Ansatz!

Das Outsourcing von administrativen Tätigkeiten

Outsourcing administrativer Aufgaben bietet folgende Vorteile:

  • Kostenreduktion: Reduzierung der Personalkosten und anderer betrieblicher Aufwendungen.
  • Fokus auf Kernkompetenzen: Unternehmen können sich auf ihre Hauptgeschäftsaktivitäten konzentrieren.
  • Zugang zu Expertise: Zugriff auf spezialisiertes Wissen und fortschrittliche Technologien.
  • Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen.
  • Effizienzsteigerung: Verbesserte Effizienz durch optimierte Prozesse und Technologien.

Wie können moderne IT-Lösungen Unternehmen helfen administrativen Aufwand zu minimieren

Moderne IT-Lösungen unterstützen Unternehmen Ihre Produktivität zu steigern und spielen eine entscheidende Rolle dabei, administrativen Aufwand zu minimieren und administrative Prozesse effizienter zu gestalten.

Automatisierung von Routineaufgaben

IT-Lösungen unterstützen bei der Automatisierung von wiederkehrenden administrativen Aufgaben, wie zum Beispiel „Erstellung von Rechnungen“, „Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen“ oder „Aktualisierung der Lagerbestände“. Dadurch können Ressourcen und Zeit gespart werden und gleichzeitig wird die Fehleranfälligkeit minimiert.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Mit elektronischer Dokumentenverwaltung und einer Implementierung von Dokumentenverwaltungssystemen werden Dokumente und Informationen digitalisiert. Das Ergebnis ist ein schnellerer und effizienterer Zugriff auf Unternehmensdaten, wodurch die Organisation, also der Austausch und Sicherung von Dokumenten erheblich erleichtert wird.

Cloud Computing

Die Nutzung von Cloud-Diensten ermöglicht den Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall aus. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Datenaustausch und reduziert die Abhängigkeit von physischen Servern und Hardware.

Einsatz von ERP-Systemen

Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzwesen, Personalmanagement und Beschaffung in einer einzigen Plattform. Dadurch werden Unternehmensdaten zentralisiert und die Effizienz gesteigert.

Big Data und Analytics

Mit den richtigen IT-Lösungen analysieren Sie große Datenmengen aus Ihren Datenbanken und erkennen Muster und Trends, die dabei helfen fundierte Entscheidungen zu treffen und Ressourcenallokationen zu bestimmen.

Sicherheit und Compliance

Moderne IT-Lösungen beinhalten Tools und Maßnahmen, die für die Datensicherheit und zur Einhaltung gesetzlicher Sicherheits- und Compliance-Anforderungen unabdingbar sind.

Unsere Lösungen für geringeren administrativen Aufwand

Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie mit uns Ihren administrativen Aufwand minimieren und so die Vorteile der Automatisierung genießen können. Unsere IT-Lösungen lassen Ihre Prozesse unter geringstem Aufwand vollautomatisch ablaufen.

Entdecken Sie die Vorteile einer CRM-Lösung und erfahren Sie, wie ein CRM-Partner Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen effizienter zu organisieren.

Mehr Infos

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Daten effektiver nutzen und Ihre Prozesse automatisieren können, um Zeit und Ressourcen zu sparen und eine bessere Kundenerfahrung zu schaffen.

Mehr Infos

Unsere maßgeschneiderten Lösungen helfen Ihnen dabei, Ihre Unternehmensprozesse zu automatisieren und zu integrieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Mehr Infos

Effiziente IT-Lösungen, Kostenoptimierung und fokussierte Ressourcen - Erfahren Sie, wie IT-Outsourcing Ihrem Unternehmen helfen kann.

Mehr Infos

ECM-Lösungen unterstützen Unternehmen! Erfahren Sie wie Sie Informationen effizient organisieren, Kosten senken und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Mehr Infos

Informieren Sie sich über Cloud Computing. Nutzen Sie die Vorteile der Cloud-Technologie und unserer Expertise, um Ihre Unternehmensdaten sicher zu verwalten.

Mehr Infos

Entdecken Sie zuverlässige Lösungen zur Überwachung von IT-Systemen, Identifikation von Problemen und Optimierung der Leistung. Wir bieten effizientes IT-Monitoring für Ihr Unternehmen.

Mehr Infos

Full Managed Services helfen bei der effizienten Betreuung Ihrer IT-Infrastruktur. Mit proaktiver Überwachung, Wartung, Fehlerbehebung und Sicherheitsüberwachung für Server, Netzwerke und Anwendungen optimieren Sie Ihre IT-Ressourcen und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.

Mehr Infos

Erfahren Sie, wie Sie mit unserer Expertise zur Cloud Transformation Ihr Unternehmen agiler und effizienter gestalten können.

Mehr Infos

Kontaktformular

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und erfahren Sie schnellstmöglich, wie Sie Ihren administrativen Aufwand minimieren. Mit uns als IT-Partner finden wir die passende IT-Lösung für Sie. 

FAQ

Administrative Aufgaben umfassen alle nicht-kerngeschäftlichen Tätigkeiten und Prozesse in einem Unternehmen. Dies schließt die Verwaltung von Dokumenten, Daten, Ressourcen und anderen organisatorischen Aspekten ein. Administrative Aufgaben unterstützen die reibungslose Funktionsweise des Unternehmens, indem sie die notwendige Infrastruktur und Unterstützung bereitstellen.

Operative Aufgaben beziehen sich auf die Tätigkeiten, die direkt mit dem Kerngeschäft eines Unternehmens in Verbindung stehen, wie Produktion, Verkauf und Kundenservice. Administrative Aufgaben hingegen sind indirekte Aktivitäten, die notwendig sind, um die operativen Prozesse zu unterstützen, wie Personalverwaltung, Buchführung und Büroorganisation.

In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, die dazu dienen, den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sicherzustellen. Hier sind einige Beispiele für administrative Aufgaben:

  • Personalverwaltung, einschließlich Einstellung, Schulung und Gehaltsabrechnung
  • Buchführung und Finanzmanagement
  • Dokumentenverwaltung und Archivierung
  • Terminplanung und Büroorganisation
  • Beschaffung und Lagerverwaltung
  • Datenschutz und Compliance-Management
  • IT-Management und Wartung von Computersystemen

Diese Aufgaben können je nach Unternehmensgröße und Branche variieren. In kleinen Unternehmen übernimmt möglicherweise eine Person mehrere dieser Aufgaben, während in größeren Unternehmen spezialisierte Teams für bestimmte Aufgabenbereiche zuständig sein können.

Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung administrativer Prozesse. Technologie ermöglicht Automatisierung, Datenmanagement und Kommunikation und trägt außerdem zur Effizienzsteigerung und zur Erfüllung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen bei.

Das Outsourcing von administrativer Tätigkeiten bietet zahlreiche Vorteile. Es reduziert die Personalkosten und andere betriebliche Aufwendungen erheblich. Durch die Auslagerung können sich Unternehmen stärker auf ihre Kernkompetenzen und Hauptgeschäftsaktivitäten konzentrieren. Zudem ermöglicht Outsourcing den Zugang zu spezialisiertem Wissen und fortschrittlichen Technologien, was ansonsten schwierig und kostspielig sein könnte. Es bietet auch Flexibilität, indem es Unternehmen erlaubt, sich schnell an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen. Schließlich steigert es die Effizienz durch optimierte Prozesse und Technologien, was zu einer insgesamt besseren Leistung führt.

>