Mein administrativer Aufwand ist zu hoch
MEHR PRODUKTIVITÄT: Wie Sie administrative Aufgaben minimieren
Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. Doch die meisten Abteilungen in Unternehmen kämpfen immer noch mit administrativen Aufgaben, die vermeidbar sind. Der administrative Aufwand von Organisationen kostet viel Zeit und trägt noch dazu wenig bis gar nicht zur Wertschöpfung der eigentlichen Leistungserbringung bei.
Inhalte der Seite
- Was ist administrativer Aufwand und welche Aufgaben gibt es in Unternehmen?
- Administrativer Aufwand in Zahlen
- Welche Möglichkeiten haben Unternehmen administrativen Aufwand zu minimieren
- Drei Tipps für die richtige IT-Lösung, um administrativen Aufwand zu minimieren
- Wie können moderne IT Lösungen Unternehmen helfen administrativen Aufwand zu minimieren
- Unsere Lösungen für geringeren administrativen Aufwand
- FAQ
Jetzt administrativen Aufwand minimieren!
Was ist Administrativer Aufwand und welche administrativen Tätigkeiten gibt es in Unternehmen?
Im Unternehmen gibt es Tätigkeiten, die organisatorischen Charakter haben und nicht zu den kerngeschäftlichen Aufgaben gehören. Diese Tätigkeiten fordern viel Zeit und Ressourcen und können als administrativen Aufwand bezeichnet werden. Dieser administrative Aufwand ist erforderlich, um Unternehmen effizient und gesetzeskonform zu führen und zu organisieren, allerdings bleiben dafür wichtige Hauptaktivitäten des Unternehmens, wie zum Beispiel Produktion von Waren und Dienstleistungen oder Verkauf, auf der Strecke.
Welche administrativen Tätigkeiten gibt es in Unternehmen?
Administrativer Aufwand kann eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen umfassen. Hier sind einige Beispiel für administrative Tätigkeiten:
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Personalverwaltung
Dazu gehören das Einstellungsverfahren, die Gehaltsabrechnung, die Schulung von Mitarbeitern, die Leistungsüberwachung und die Mitarbeiterverwaltung. |
Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung beinhaltet die Organisation und Archivierung von Unternehmensdokumenten, einschließlich Verträgen, Rechnungen, Berichten und anderen wichtigen Unterlagen. |
IT-Management Dies umfasst die Verwaltung von Computersystemen, Softwarelizenzen, Sicherheitsmaßnahmen und die Gewährleistung der reibungslosen Funktion der IT-Infrastruktur. |
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Beschaffung und Lagerverwaltung Auch die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, die Bestellung von Waren und Dienstleistungen sowie die Lagerverwaltung gehören zu den administrativen Aufgaben. |
Compliance-Management Unternehmen müssen verschiedene gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen erfüllen, was administrativen Aufwand erfordert, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. |
Buchführung und Finanzmanagement Unter diesen Tätigkeiten werden Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben, Budgetierung, Steuern und die Erstellung von Finanzberichten zusammengefasst. |
Was ist der Unterschied zwischen operativen und administrativen Aufgaben und Prozessen?
Direkt mit dem Kerngeschäft verbunden
Aktivitäten, die dazu beitragen, das Kernprodukt oder die Hauptdienstleistung zu erstellen, zu liefern und zu unterstützen, um die strategischen Ziele der Organisation zu erreichen werden als operativ bezeichnet. Operative Aufgaben und Prozesse sind in der Regel zeitkritisch, da sie das tägliche Funktionieren des Unternehmens gewährleisten. Sie sind direkt an Einnahmenerzeugung und Wertschöpfung beteiligt. Es handelt sich zum Beispiel um die Produktion von Waren, Bereitstellung von Dienstleistungen, Vertrieb, Kundendienst, Qualitätskontrolle und alle anderen Aktivitäten, die direkt mit dem Hauptgeschäftsfeld zu tun haben.
Hilfestellungen für Unternehmen
Administrative Aufgaben und Prozesse sind eher unterstützender Natur. Sie sind nicht direkt an der Erstellung des Hauptprodukts oder der Hauptdienstleistung beteiligt, sondern helfen bei der Verwaltung und Organisation des Unternehmens. Administrative Aufgaben sind oft zeitlich weniger kritisch und beziehen sich auf neben der Verwaltung und Organisation auf die Kommunikation und Dokumentation innerhalb der Organisation.
Nur Beide zusammen gewährleisten Erfolg
In vielen Organisationen gibt es eine klare Trennung zwischen operativen und administrativen Aufgaben und Prozessen – beide haben Ihre Berechtigung und es ist zu beachten, dass ein Unternehmen nur wettbewerbsfähig und erfolgreich bestehend sein kann, wenn sowohl operative als auch administrative Aufgaben und Prozesse ordentlich durch- und ausgeführt werden.
Administrativer Aufwand in Zahlen
Ineffiziente Prozess- und Organisationsformen kosten jährlich mehrere Millionen Euro
Eine Klinik mit 300 Mitarbeitenden hat einen monetär bewerteten nicht wertschöpfenden jährlichen Aufwand von mehreren Millionen Euro, wodurch die Patientenzuwendung leidet.¹
Schnellere Abläufe durch digitalen Dokumentenmanagementprozess - Bitkom e.V. Studie
In jedem vierten Unternehmen spielt Papier noch eine sehr große Rolle.²
Administrativer Aufwand ist vergleichbar mit 10% des Bruttoinlandsproduktes - KPMG Schlussbericht
In der Schweiz steigen die gesamten Kosten für die Erfüllung aller Administrativen- und Regulierungspflichten auf rund 10% des BIP.³
Welche Möglichkeiten haben Unternehmen administrativen Aufwand zu minimieren
Administrativer Aufwand ist notwendig, damit ein Unternehmen ordnungsgemäß funktioniert.
Durch effiziente Verwaltung und Automatisierung haben Unternehmen
Effizienzsteigerung
Ressourcen für Kernaufgaben
Drei Tipps, die richtige IT-Lösung zu finden, um administrativen Aufwand zu minimieren
Die effektive Integration und Nutzung moderner IT-Lösungen kann den administrativen Aufwand erheblich reduzieren, die Produktivität steigern und den Fokus auf das Kerngeschäft eines Unternehmens lenken. Es ist jedoch wichtig, eine richtigen unternehmensspezifische Lösungen auszuwählen und zu implementieren.
Hier sind drei Tipps für Unternehmen, die eine IT-Lösung implementieren möchten, um Ihren administrativen Aufwand zu minimieren.
| Bevor Sie eine IT-Lösung auswählen, ist es entscheidend, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen - Bei der Bedarfsanalyse können wir Sie unterstützen. Gemeinsam können wir Ihre administrativen Aufgaben und Ihre administrativen Prozesse durchgehen, um so spezifische Bereiche zu identifizieren, in denen Automatisierung und Effizienzsteigerung erforderlich sind. | Achten Sie nicht nur auf kurzfristige Anforderungen – Wir helfen Ihnen sicherzustellen, dass die gemeinsam eruierte IT-Lösung skalierbar ist, sodass Ihr Unternehmen wachsen kann, ohne Effizienzverluste durch eine nicht skalierbare IT-Lösung zu befürchten zu müssen. |
Überprüfen Sie die Integration mit bestehenden Systemen – Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die ausgewählte IT-Lösung nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen und Anwendungen integriert werden kann. Wir können überprüfen, ob eine reibungslose Datenübertragung und Interaktion zwischen den verschiedenen Systemen bei der Implementierung der neuen IT-Lösung gewährleistet werden kann. |
Mit uns administrativen Aufwand minimieren
Als Medialine Group verfügen wir über umfassendes Wissen in Bezug auf IT-Lösungen. Alle Medialine Group Mitglieder haben Ihre Expertise in etlichen Projekten unter Beweis gestellt, wo wir unternehmensspezifische Lösungen ausgewählt haben, die den Anforderungen der Kunden am Besten entsprochen haben und diese erfolgreich implementiert und angepasst haben. Wir bieten außerdem Schulung und Support für Ihre Mitarbeitenden, sodass alle AnwenderInnen unsere implementierte aufwandsminimierende Lösung sofort und effektiv nutzen können. Natürlich achten wir als erfahrener Dienstleister auf Ihre Sicherheitsstandards und sorgen dafür, dass unsere Lösung Ihren und den gesetzlichen Compliance-Anforderungen gerecht wird. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, finden wir gemeinsam die richtige IT-Lösung zur Minimierung Ihres administrativen Aufwands und stellen sicher, dass diese erfolgreich implementiert und verwaltet wird.
Probieren Sie einen neuen Ansatz!
Das Outsourcing von administrativen Tätigkeiten
Outsourcing administrativer Aufgaben bietet folgende Vorteile:
- Kostenreduktion: Reduzierung der Personalkosten und anderer betrieblicher Aufwendungen.
- Fokus auf Kernkompetenzen: Unternehmen können sich auf ihre Hauptgeschäftsaktivitäten konzentrieren.
- Zugang zu Expertise: Zugriff auf spezialisiertes Wissen und fortschrittliche Technologien.
- Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen.
- Effizienzsteigerung: Verbesserte Effizienz durch optimierte Prozesse und Technologien.
Wie können moderne IT-Lösungen Unternehmen helfen administrativen Aufwand zu minimieren
Moderne IT-Lösungen unterstützen Unternehmen Ihre Produktivität zu steigern und spielen eine entscheidende Rolle dabei, administrativen Aufwand zu minimieren und administrative Prozesse effizienter zu gestalten.
Automatisierung von Routineaufgaben
IT-Lösungen unterstützen bei der Automatisierung von wiederkehrenden administrativen Aufgaben, wie zum Beispiel „Erstellung von Rechnungen“, „Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen“ oder „Aktualisierung der Lagerbestände“. Dadurch können Ressourcen und Zeit gespart werden und gleichzeitig wird die Fehleranfälligkeit minimiert.
Elektronische Dokumentenverwaltung
Mit elektronischer Dokumentenverwaltung und einer Implementierung von Dokumentenverwaltungssystemen werden Dokumente und Informationen digitalisiert. Das Ergebnis ist ein schnellerer und effizienterer Zugriff auf Unternehmensdaten, wodurch die Organisation, also der Austausch und Sicherung von Dokumenten erheblich erleichtert wird.
Cloud Computing
Die Nutzung von Cloud-Diensten ermöglicht den Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall aus. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Datenaustausch und reduziert die Abhängigkeit von physischen Servern und Hardware.
Einsatz von ERP-Systemen
Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzwesen, Personalmanagement und Beschaffung in einer einzigen Plattform. Dadurch werden Unternehmensdaten zentralisiert und die Effizienz gesteigert.
Big Data und Analytics
Mit den richtigen IT-Lösungen analysieren Sie große Datenmengen aus Ihren Datenbanken und erkennen Muster und Trends, die dabei helfen fundierte Entscheidungen zu treffen und Ressourcenallokationen zu bestimmen.
Sicherheit und Compliance
Moderne IT-Lösungen beinhalten Tools und Maßnahmen, die für die Datensicherheit und zur Einhaltung gesetzlicher Sicherheits- und Compliance-Anforderungen unabdingbar sind.
Unsere Lösungen für geringeren administrativen Aufwand
Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie mit uns Ihren administrativen Aufwand minimieren und so die Vorteile der Automatisierung genießen können. Unsere IT-Lösungen lassen Ihre Prozesse unter geringstem Aufwand vollautomatisch ablaufen.
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Mehr InfosKontaktformular
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und erfahren Sie schnellstmöglich, wie Sie Ihren administrativen Aufwand minimieren. Mit uns als IT-Partner finden wir die passende IT-Lösung für Sie.
FAQ
Administrative Aufgaben umfassen alle nicht-kerngeschäftlichen Tätigkeiten und Prozesse in einem Unternehmen. Dies schließt die Verwaltung von Dokumenten, Daten, Ressourcen und anderen organisatorischen Aspekten ein. Administrative Aufgaben unterstützen die reibungslose Funktionsweise des Unternehmens, indem sie die notwendige Infrastruktur und Unterstützung bereitstellen.
Operative Aufgaben beziehen sich auf die Tätigkeiten, die direkt mit dem Kerngeschäft eines Unternehmens in Verbindung stehen, wie Produktion, Verkauf und Kundenservice. Administrative Aufgaben hingegen sind indirekte Aktivitäten, die notwendig sind, um die operativen Prozesse zu unterstützen, wie Personalverwaltung, Buchführung und Büroorganisation.
In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, die dazu dienen, den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sicherzustellen. Hier sind einige Beispiele für administrative Aufgaben:
- Personalverwaltung, einschließlich Einstellung, Schulung und Gehaltsabrechnung
- Buchführung und Finanzmanagement
- Dokumentenverwaltung und Archivierung
- Terminplanung und Büroorganisation
- Beschaffung und Lagerverwaltung
- Datenschutz und Compliance-Management
- IT-Management und Wartung von Computersystemen
Diese Aufgaben können je nach Unternehmensgröße und Branche variieren. In kleinen Unternehmen übernimmt möglicherweise eine Person mehrere dieser Aufgaben, während in größeren Unternehmen spezialisierte Teams für bestimmte Aufgabenbereiche zuständig sein können.
Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Optimierung administrativer Prozesse. Technologie ermöglicht Automatisierung, Datenmanagement und Kommunikation und trägt außerdem zur Effizienzsteigerung und zur Erfüllung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen bei.
Das Outsourcing von administrativer Tätigkeiten bietet zahlreiche Vorteile. Es reduziert die Personalkosten und andere betriebliche Aufwendungen erheblich. Durch die Auslagerung können sich Unternehmen stärker auf ihre Kernkompetenzen und Hauptgeschäftsaktivitäten konzentrieren. Zudem ermöglicht Outsourcing den Zugang zu spezialisiertem Wissen und fortschrittlichen Technologien, was ansonsten schwierig und kostspielig sein könnte. Es bietet auch Flexibilität, indem es Unternehmen erlaubt, sich schnell an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen. Schließlich steigert es die Effizienz durch optimierte Prozesse und Technologien, was zu einer insgesamt besseren Leistung führt.
